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Software de Calidad. Sistema de Gestión Integrado (SGI)
Sistema de gestión integrado
Siguiendo la misma estructura alto nivel (HLS) de QmKey ISO 9001 y añadiendo unos módulos y configuraciones, podremos utilizar la solución para gestionar también cualquier otra norma de la familia ISO, especialmente la ISO 14001 y la ISO 45001.
La flexibilidad de adaptación y de integración con otros sistemas nos permitirá dar respuesta a las necesidades planteadas por normas como ISO 50001, ISO 27000, ISO 17025 etc..
Beneficios
- Cualquier norma en la misma solución: ISO 9001, 14001, 45001, 17025, 27000 etc..
- Planificación y operación según perfil. Calendario y avisos.
- Un mismo gestor documental para todas las normas
- Mapa de procesos común. Enfoque a riesgos.
- Personalizable según necesidades
- Integrable con otros sistemas
- Trabajar de la misma forma, funciones diferentes
Módulos incluidos
Procesos
Organigrama
Recursos humanos
Información documentada
Contexto
Partes interesadas
Requisitos
No conformidades
Acciones Correctivas
Acciones de mejora
Riesgos
Oportunidades
Infraestructura
Formaciones
Producto
Proveedores
Docs. Proveedores
Evaluación de proveedores
Quejas, reclamaciones y sugerencias
Indicadores
Registros
Auditorías
Revisiones por la dirección
Comités de calidad
Objetivos
Clientes
Satisfacción de los clientes
Cuadro de mando
Acciones preventivas
Solicitudes
Equipos de medición
Calibraciones
Aspectos ambientales
Procesos
QmKey es de los mejores software de gestión de calidad y está, al igual que la norma, enfocado a procesos. Permite definir cada uno de los procesos y su organización, dibujando de forma automática un diagrama interactivo (Mapa de procesos) gracias al software iso 9001. Cualquiera de las otras funciones del software de calidad iso 9001 hacen referencia a uno o mas procesos y nos permite disponer de toda la información del sistema organizada con este enfoque. Podremos filtrar por cada uno de los procesos y mostrar solo la información relacionada.
Organigrama
Reflejamos la organización en una estructura de cargos que coincide con el organigrama de la empresa. Los permisos van a ir asociados a los cargos en cada proceso. Al asignar un cargo a una persona, hereda los permisos asociados a este. Con esta estructura podemos realizar fácilmente cambios de personal sin tener que asignar permisos cada vez.
Recursos humanos
La función para Recursos Humanos (RR.HH.) nos permite indicar qué personas están dentro del Sistema de Gestión de la Calidad SGC (Personal), los cargos que ocupan dentro del organigrama de la institución (Cargos) y las responsabilidades inherentes a cada cargo (Perfiles KMKey). Gestión de las capacitaciones (Formación) y relación con las personas que las realizan.
Información documentada
Permite organizar y gestionar la información documentada necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad SGC. Podemos crear y actualizar con una apropiada identificación , descripción y formato y garantizar la revisión y aprobación por los perfiles adecuados para cada documento. Esta está siempre bajo control en QmKey disponible para cualquier usuario que tenga los permisos adecuados y protegida para cualquier otra vicisitud (pérdida, uso inadecuado, etc..). Desde el sistema podemos gestionar el acceso y uso, su almacenamiento y preservación, el control de cambios y su disposición u obsoletización, dado el caso. Guardando de todo ello, traza, evidencias, fechas, versiones antiguas etc..
Contexto
Con el programa de gestión de calidad podremos determinar las cuestiones del contexto externas e internas pertinentes para el propósito de la organización y su dirección estratégica, y que afectan a la capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad. Permite hacer una planificación de su seguimiento, asignar responsable para que lo realice y disponer en QmKey la información pertinente para efectuar su revisión.
Partes interesadas
Agrupamos en esta función aquellas partes interesadas pertinentes al sistema de gestión de calidad que no gestionamos en los apartados de organización, clientes o proveedores. Habitualmente estamos hablando de administración, grupos de interés, empresas afines o competidores. Está abierto al enfoque que su organización quiera darle. Podrá llevar su gestión y seguimiento en esta función de QmKey.
Requisitos
Requisitos: Mediante esta función podemos gestionar los requisitos legales o de otro tipo que debemos cumplir en un determinado periodo de tiempo. Recibimos avisos cuando hay que renovar o solicitar uno.
No conformidades
Podemos abrir una No Conformidad o generarla desde una auditoría, queja etc en el software ISO 9001.. De ser necesario, podemos abrir una acción de forma inmediata. Una vez comunicado al responsable, se evalúa y analiza, determinan las causas y relacionan No Conformidades similares. Abrimos y gestionamos acciones correctivas, valoramos su eficacia y en caso necesario actualizamos riesgos y oportunidades o realizamos cambios en el sistema.
Acciones Correctivas
El software para ISO 9001 permite registrar, planificar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones correctivas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. Dispone de perfiles para planificar, ejecutar y revisar la eficacia, que pueden ser realizados por diferentes usuarios. Podremos relacionarlas con una o mas No Conformidades que las generaron.
Acciones de mejora
QmKey Software ISO 9001 permite planificar y ejecutar Acciones de mejora detectadas en cualquiera de las funciones existentes: revisiones por la dirección, auditorías, la determinación de necesidades u oportunidades. Permitimos, de esta manera, mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad.
Riesgos
Acorde con el pensamiento basado en riesgos de la norma ISO 9001 en su versión 2015, disponemos de una función específica para llevar a cabo este cometido. Podremos definir tantos riesgos como sean necesarios, calcularlos con una matriz construida según los criterios de cada sistema, hacer el seguimiento con la periodicidad deseada y planificar acciones encaminadas a disminuirlos. La gestión de las acciones y las evidencias quedan reflejadas y controladas en QmKey.
Oportunidades
Trabajando de forma similar a la gestión de riesgos en QmKey disponemos de una función específica para llevar a cabo la gestión de oportunidades. Podremos definir tantas oportunidades como sea necesario gestionar, calcularlas con una matriz construida según los criterios de vuestro sistema, hacer el seguimiento con la periodicidad deseada y planificar acciones encaminadas a aprovecharlas. La gestión de las acciones realizadas así como las evidencias, quedan reflejadas y controladas en QmKey.
Infraestructura
Permite dar de alta la infraestructura necesaria para la implementación eficaz del sistema de gestión de calidad y para la operación y control de los procesos. Entre otros: edificios, equipos, recursos de transporte y dispositivos TIC. . Podremos planificar, adjudicar los trabajos y controlar la realización de mantenimientos y calibraciones, así como guardar las evidencias de cualquier acción llevada a cabo.
Formaciones
Permite lanzar un Plan de formación, definir sus características, convocar y evaluar a los participantes, guardar el resultado en el expediente de cada persona etc..
Producto
Permite dar de alta tantos productos y/o servicios como sea necesario, asociar controles para la gestión de las especificaciones y ligado con documentos, tanto para información técnica como características o controles de calidad, ensayos o cambios en las características que se realicen.
Proveedores
Proveedores: permite gestionar los proveedores, evaluar, hacer el seguimiento etc. Gestión de las evaluaciones, avisos, recogida de evidencias.
Docs. Proveedores
Con esta función podremos automatizar la gestión de la información documentada que solicitamos a los diferentes proveedores. Se puede hacer de forma masiva y dejarlo preparado para que se nos avise cuando hay que volver a solicitar.
Evaluación de proveedores
Íntimamente ligado al módulo de proveedores, disponemos de esta función que nos permite evaluar la idoneidad de cada uno de ellos. Estas evaluaciones, con una periodicidad determinada, facilitan el análisis y la gestión de las empresas que nos facilitan los productos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Quejas, reclamaciones y sugerencias
Quejas, reclamaciones y sugerencias: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las reclamaciones y quejas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.
Indicadores
Como complemento al sistema de gestión de calidad, podremos crear indicadores donde guardar valores ya sean numéricos, porcentajes, cualitativos etc.. que podremos utilizar para cálculos de objetivos, riesgos o simplemente utilizar en gráficas y cuadros de mando. La fuente de estos indicadores puede ser interna, con información generada con el uso del propio QmKey o externa, recogiéndola de otros sistemas de forma automática o siendo introducida de forma manual.
Registros
Registros: Podemos diseñar un formulario para recoger todo tipo de información y tener disponibles los registros correspondientes. Ejemplos: temperaturas, análisis de aguas, revisiones de elementos , inspecciones de limpiezas, reparto de EPIs, check lists para Auditorías etc.
Auditorías
QmKey permite gestionar Auditorias previamente planificadas para informar acerca de si el sistema de gestión de calidad es conforme con los requisitos de la organización, de la norma internacional y asegurarse de que ésta se implementa y mantiene eficazmente. Permite generar planes de auditoria. Lanzar programación de las auditoras. Definir criterios y alcance. Seleccionar auditores y equipos. Gestionar y controlar su realización. Relacionar con los hallazgos y «no conformidades» que se detecten.Realizar acciones correctivas. Conservar información documentada y acumular las evidencias. Relacionar con «check-lists» o registros definidos por el usuario.
Revisiones por la dirección
Esta función del software de gestión de calidad permite a la alta dirección revisar el sistema de calidad para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. Una vez planificada, la gestionaremos la pudiendo revisar el estado de las acciones derivadas de revisiones previas así como los cambios pertinentes. QmKey sistema de gestión de calidad nos informa en directo del desempeño y eficacia del sistema: satisfacción del cliente, objetivos, desempeño, no conformidades y acciones correctivas, resultados de seguimientos y auditorías, desempeños de proveedores etc.. Podemos utilizar esta información en la revisión por la dirección y poder decidir y tomar acciones relacionadas con: oportunidades de mejora, cambios, recursos etc..
Comités de calidad
Comités de calidad nos permite organizar dentro del sistema de gestión de calidad las reuniones de cualquier tipo de comités o comisiones. Desde la planificación lanzamos convocatoria para todos los usuarios con la información respecto a la reunión, aviso automático, respuesta de los participantes, preparación de la información a tratar .. Cuando se efectúa la reunión disponemos «on line» la información en QmKey y podemos registrar los acuerdos y las evidencias, así como planificar acciones a realizar con sus responsables y plazos.
Objetivos
Objetivos: El software SGC permite conocer los objetivos de la organización aprobados y dejar registro del seguimiento de los mismos. Podemos relacionarlos con los indicadores y los procesos.
Clientes
Clientes: permite generar y lanzar encuestas a una lista de personas para evaluar cualquier acontecimiento. En concreto, se puede lanzar una encuesta para evaluar la satisfacción de los clientes sobre un producto y servicio. Se pueden generar estadísticas de forma automática.
Satisfacción de los clientes
Encuestas: permite acceder a los registros de las mediciones de la satisfacción de los usuarios de los servicios y seguir su evolución, así como realizar el seguimiento de las acciones definidas en función del análisis de los resultados obtenidos.
Cuadro de mando
Los datos se muestran con las herramientas gráficas y los recursos informativos necesarios para una rápida comprensión del estado de cada uno de los parámetros. Ya sea con una progresión temporal como gráficos de barras, comparativos porcentuales etc.. proporcionando un cuadro de mando a las personas con los privilegios para poder tomar decisiones de una forma muy intuitiva.
Acciones preventivas
Acciones preventivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones preventivas recibidas en la SGC.
Solicitudes
Solicitudes: Aprovechando la estructura de sedes y cargos, podremos gestionar una solicitud de cualquier tipo, su flujo de aprobación o denegación y la comunicación del resultado al solicitante.
Equipos de medición
Encuadrados como un elemento de infraestructura mas, podremos organizar y gestionar los equipos de medición. Cada uno de ellos puede tener su calendario de calibraciones o revisiones y su encargado. Tras recibir un aviso, podremos introducir el resultado de la revisión, las evidencias y programar la próxima actuación.
Calibraciones
Permite registrar las acciones efectuadas para verificar el correcto funcionamiento de los diferentes aparatos de medida. Permite planificar, registrar y consultar las diferentes calibraciones.
Aspectos ambientales
Para cumplir con la normativa de Gestión Ambiental, dispondremos de la posibilidad de enumerar los diferentes Aspectos Ambientales que pueden verse afectados por la actuación de la empresa en la producción de los productos o la prestación de los servicios. Cada aspecto podrá ser analizado y en caso de que pueda llegar a afectar, se establecerán controles y acciones para evitarlo, en caso de que sea necesario
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“La adopción de la plataforma Qmkey facilito la administración de nuestro sistema de gestión de calidad (SGC).
El modelo de SaaS que brinda QmKey nos permitió realizar una la inversión de forma gradual.
Hemos encontrado en Qmkey alta disponibilidad en los servicios tecnológicos y un equipo de personas con solido conocimiento en manejo de SGC.”
El modelo de SaaS que brinda QmKey nos permitió realizar una la inversión de forma gradual.
Hemos encontrado en Qmkey alta disponibilidad en los servicios tecnológicos y un equipo de personas con solido conocimiento en manejo de SGC.”
Mauricio Palomo
Consultor de Proyectos en Sopesa Total
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